为了确保深圳大运留学基金会（以下简称“基金会”）档案的完整、准确、系统，使档案管理工作规范化、制度化，以便及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料，使基金会各项工作得以顺利开展，《中华人民共和国档案法》《基金会管理条例》《深圳大运留学基金会章程》等相关规定，特制定本制度。

第一条基金会秘书处为文书档案的具体管理部门，负责相关档案的收集、整理、立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作。

第二条档案范围：凡是反映本基金会工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等（含电子文件），需集中保管的各种载体的信息。主要有：

（一）上级主管部门的文件材料

1.上级主管部门颁发的本会要执行文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件；

2.领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

3.上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。

（二）本会的文件材料

1.本会召开理事会的会议文件以及各种声像材料；

2.本会各项活动形成的计划、总结、报告、会议纪要等；

3.本会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等；

4.本会的请示与上级部门的批复文件；

5.本会年检、考核、评先材料；

6.本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、合同、重要文件及需要执行的法规性文件；

7.本会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等文件资料；

8.本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；

9.本会的历史沿革、大事记、年鉴，反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；

10.本会工作人员聘用、考核、辞退、奖惩等文件材料；

11.本会资助项目的情况跟踪、反馈、总结等文件材料；

12.其他具有保存价值的文件材料。

第三条基金会每年所开展的各项工作及活动，按照归档的要求，由主要工作和活动的负责人在工作和活动结束后，及时将文件资料集中整理后交基金会秘书处。

第四条档案保管。各种门类和载体的档案材料，由档案人员集中统一管理，按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引，便于决策者参考利用。任何个人不得私自保存和任意销毁。档案人员调动工作时，应在离职前办理移交，移交档案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。

第五条档案查阅、借阅。利用本基金会的档案，须经秘书长同意后方可查（借）阅；外来人员利用档案，须持单位介绍信，须经秘书长同意后方可查（借）阅。

第五条本办法由基金会秘书处负责解释。